Totara tip: Zoeken in de catalogus

In de catalogus van Totara kun je cursussen, certificeringen, programma’s, bronnen, afspeellijsten en werkgroepen tonen. Doordat er zoveel getoond kan worden in de catalogus, willen we je deze maand tips geven over het zoeken in en het weergeven van de catalogus.

Waar zoekt het systeem op?

Als we het hebben over onderdelen in Totara Learn (cursussen, certificeringen en programma’s) zoekt de zoekfunctie bij de catalogus standaard in de titels en omschrijvingen die zijn toegevoegd. Ook kun je labels of zoektermen toevoegen in de instellingen van de cursus om te gebruiken bij het zoeken.

Bij onderdelen van Totara Engage (bronnen, afspeellijsten en werkgroepen) doorzoekt de zoekfunctie bij de catalogus de titels en de hashtags en bij de bronnen ook in de tekstuele inhoud van het artikel.

Zoeken in de catalogus

De eerste manier om de catalogus beter doorzoekbaar te maken, is door zoektermen toe te voegen in de cursus-, programma- en certificeringsinstellingen. De instelling heet Zoektermen/metadata voor catalogus. Hier voeg je zoektermen toe, anders dan de titel en omschrijving, om cursisten te helpen om het leerobject te vinden in de catalogus. 

Daarnaast hebben sommige organisaties cursussen in hun systeem staan met lastige termen in de titel, denk bijvoorbeeld aan medische termen, die niet iedereen goed schrijft. Standaard geven alleen zoekopdrachten op hele woorden resultaat. Maar als je een sterretje toevoegt kun je ook op een deel van een woord zoeken, bijvoorbeeld “cata*” of “*logus” als je zoekt naar items over een catalogus.

Je zou een HTML-blok in de catalogus of een rondleiding kunnen toevoegen om gebruikers van deze tips op de hoogte te stellen.

Weergeven van de catalogus

Hoe meer content je krijgt, des te voller de catalogus wordt. Zeker als content beschikbaar is voor grote doelgroepen en bronnen met iedereen in het systeem gedeeld worden. Daarom adviseren we om filters toe te voegen aan de catalogus. In de instellingen van de catalogus vind je een lijst met standaardfilters van Totara die je kunt gebruiken. Je kunt ook extra cursus,- programma- en certificeringsvelden toevoegen en daar een filter van maken. 

Filters kun je gebruiken om alleen de bronnen weer te geven of juist alleen cursussen, of je kiest ervoor om een specifieke categorie weer te geven. Als je het filter hebt ingesteld, kun je de URL die dan bovenin de adresbalk staat kopiëren (bijvoorbeeld: /totara/catalog/index.php?catalog_learning_type_panel[]=course&orderbykey=featured&itemstyle=narrow) en ergens anders gebruiken om te verwijzen naar deze gefilterde inhoud. We hebben klanten die met die URL een extra menu-item hebben aangemaakt, maar we hebben ook klanten die een extra dashboard hebben ingezet met tegels naar de categorieën in hun catalogus.