Totara biedt je de mogelijkheid om meerdaagse uitvoeringen te plannen. Dat wil zeggen dat je één uitvoering organiseert met daarin meerdere trainingssessies. Denk bijvoorbeeld aan onze eigen Totara training. Je schrijft je één keer in, maar hebt 2 of 3 trainingsmomenten.

Nu kan het zo zijn dat iedere trainingssessie anders wordt georganiseerd. Bijvoorbeeld een andere locatie, een keer klassikaal en de andere keer online, ander tijdstip en andere voorzieningen die je nodig hebt. Daar faciliteert Totara uitstekend in. Een lastiger in te richten functionaliteit is als je per sessie een andere Trainer wil inzetten. Gelukkig is het zeker niet onmogelijk! In de tip van deze maand leggen we je uit hoe je de functie van de Begeleider kunt gebruiken om per sessie een andere Trainer te kunnen inplannen.

Wat is het verschil tussen een Trainer en een Begeleider?

Een Trainer is in Totara niet alleen een persoon, maar ook een rol. Dat houdt iedereen die de rol van Trainer heeft, bepaalde rechten heeft in een cursus. Standaard is dat bijvoorbeeld de mogelijkheid om gebruikers in te schrijven op bijeenkomsten, aanwezigheid te verwerken, scores te geven en opdrachten goed te keuren. De trainersrol kun je naar wens aanpassen om beter aan te sluiten bij de wensen van jouw organisatie.

De Begeleider (Facilitator in het Engels) is geen daadwerkelijke rol. Je wijst een interne of externe gebruiker toe als Begeleider op de sessie van een uitvoering, maar die gebruiker krijgt daardoor geen extra rechten. Zij ontvangen net als de Trainer wel notificaties van hun toewijzing, eventuele uitschrijving of wanneer de sessie wijzigt. Een Begeleider kun je, mits toegevoegd op systeemniveau, koppelen aan een bestaand gebruikersaccount in de leeromgeving. Je kunt een Begeleider ook als extern persoon markeren. Dat is handig als je de Begeleider bijvoorbeeld gebruikt om een externe locatie op de hoogte te houden van de planning van de training.

Hoe voeg je een Trainer of Begeleider toe?

Een Trainer schrijf je via Cursusbeheerblok > Gebruikers > Deelnemers met de trainersrol in op de cursus. Vervolgens ga je naar de instellingen van de uitvoering, scroll je omlaag naar de sectie Rollen uitvoering en vink je daar de betreffende persoon aan als Trainer. Als meerdere personen Trainer zijn, kun je hen selecteren door de ctrl-toets in te drukken en dan op hun namen te klikken. 

Als je de sectie Rollen uitvoering niet ziet, moet je via Systeeminstellingen > Bijeenkomsten > Instellingen > Rollen uitvoering nog de juiste rollen kiezen.

Een Begeleider kun je net als een ruimte of voorziening op systeemniveau toevoegen via Systeembeheer > Bijeenkomsten > Begeleiders. Vervolgens kun je de Begeleider gemakkelijk kiezen bij Datum/tijd in al je uitvoeringen. Je kunt de Begeleider ook ter plekke toevoegen in de Uitvoeringsinstellingen.

Stappenplan: een aparte Trainer per sessie in een uitvoering toevoegen

Er zijn verschillende manieren waarop je de Begeleider kunt gebruiken in combinatie met de trainersrol, afhankelijk van wat je voor elkaar wil krijgen.

Als je eigenlijk alleen maar Begeleider hoeft te zijn

Als het niet de bedoeling is dat de Trainer gebruikers kan inschrijven, aanwezigheid kan verwerken of andere trainerstaken kan uitvoeren in het LMS, hoeft die persoon dus eigenlijk helemaal geen Trainer te zijn. Het enige wat je wil is dat deze persoon notificaties krijgt om op de hoogte gehouden te worden van de planning van de uitvoering. 

In dat geval wijs je deze persoon alleen nog maar toe als Begeleider aan de juiste sessie. Ze ontvangen dan een notificatie met ical van de sessie waaraan zij zijn toegewezen. Als je gebruik maakt van de kalender op de startpagina of cursuspagina in de leeromgeving, zal de Begeleider daar alleen de sessies zien waaraan zij zijn toegewezen.

Als je niet alle sessies uit de uitvoering zelf organiseert

Als de Trainer maar één of enkele sessies uit de uitvoering organiseert, maken we hen zowel Trainer als Begeleider.

1. De eerste stap is om de notificaties voor de Trainer uit te schakelen, zodat zij niet zowel de Trainers- als de begeleidersnotificaties ontvangen. De trainersnotificaties gaan namelijk over álle sessies en dat is niet meer nodig. Dit doe je via Cursusbeheer > Notificaties.
2. Ga naar Bijeenkomstbeheer > Instellingen en schakel Sessie Aanwezigheidsregistratie in. Zo kan per sessie worden vastgelegd of een deelnemer aanwezig was.
3. Dan wijs je de Trainers toe aan hun eigen sessie als Begeleider en voeg je hen allemaal toe als Trainer aan de uitvoering. Dit doe je in de uitvoeringsinstellingen. 

Let op: Iedereen met de trainersrol op die uitvoering kan de aanwezigheid van iedere sessie verwerken, ook van degene waar zij geen training in geven. Het is verstandig om met de Trainers af te stemmen dat zij enkel de aanwezigheid verwerken van hun eigen sessies. 

Indien een Begeleider wel trainerstaken moet kunnen uitvoeren, maar niet zoveel óf andere taken als de Trainer, kun je een rol speciaal voor de Begeleider toevoegen. Zorg ervoor dat je de rol daarna toevoegt als Rol uitvoering via Systeeminstellingen > Bijeenkomsten > Instellingen > Rollen uitvoering. Dan kun je de rol voortaan inschrijven op de cursus en kiezen in de uitvoeringsinstellingen, net zoals bij de Trainer mogelijk is.

Hulp nodig?

Kan je niet wachten om aan de slag te gaan met Trainers en Begeleider in je Totara leeromgeving, maar heb je nog vragen of kunnen wij je een handje helpen? Neem dan contact met ons op.