Totara tip: Hoe kan ik Totara Engage inzetten in mijn organisatie?

Gewijzigd op Thu, 11 Apr 2024 om 10:39 AM

Totara Engage is een van de modules van het Totara Talent Experience Platform. Op dit moment maak je al gebruik van de module Totara Learn en mogelijk ook al van de module Totara Perform. Totara Engage is hier een goede aanvulling op, omdat de eindgebruikers (jouw collega’s of bijvoorbeeld klanten) elkaar hiermee kunnen helpen leren. In deze tip worden een aantal mogelijkheden beschreven hoe Totara Engage binnen jouw organisatie kan worden gebruikt.

Wat kan Totara Engage precies

Zoals je hierboven op de afbeelding ziet, bestaat het Totara Experience Platform uit een aantal modules. Totara Engage is vooral gericht op social learning, waarbij de eindgebruiker (jouw medewerkers, klanten, etc) centraal staat. Alle gebruikers kunnen namelijk zelf bronnen uploaden. Dit kan een video, artikel, link, etc zijn.

Daarnaast kunnen deze bronnen worden samengevoegd in een afspeellijst, die met andere gebruikers kunnen worden gedeeld.

In een werkgroep kunnen gebruikers (afgeschermd) samenwerken en/of discussiëren over een bepaald onderwerp.

In de volgende video wordt kort uitgelegd wat Totara Engage precies inhoudt (in het Engels): https://www.youtube.com/watch?v=pvGqsw2Jg44

Voorbeelden hoe je Totara Engage kan gebruiken

Totara Community

Het eerste voorbeeld van hoe Totara Engage gebruikt wordt, is de Totara Community. De community beheert Totara zelf en zetten zij in voor partners en klanten van Totara. Op de afbeelding hiernaast zie je een werkgroep voor enkel partners . Totara deelt hier bijvoorbeeld aankondigingen voor webinars, maar ook de opnames van deze webinars. Daarnaast informeren zij zo alle partners over upgrades en andere belangrijke informatie.
In deze werkgroep kunnen partners elkaar en Totara vragen stellen en reageren op de berichten die andere deelnemers sturen.

Naast werkgroepen voor partners, bestaan er ook werkgroepen voor verschillende onderwerpen/functionaliteiten in Totara. Zie de onderste afbeelding hiernaast. Zo bestaan er werkgroepen over bijvoorbeeld onboarding, succesverhalen van klanten en multitenancy. In deze werkgroepen zitten beide klanten en partners, waarbij zij elkaar helpen met hun vragen & uitdagingen uitzoeken.

Performance support

Bij performance support is het belangrijk dat de benodigde informatie beschikbaar is op het moment dat dit nodig is. Totara Engage kan hierbij helpen door:

Een deel van een proces in een bron toe te voegen. Op die manier kan een medewerker de juiste stap/informatie vinden die op dat moment nodig is.
Korte instructies te delen, met een link naar interne documenten/bestanden
Veelvoorkomende problemen/oplossingen toe te voegen
Video’s up te loaden van hoe bepaalde apparaten/software gebruikt kan worden.

Werkgroep voor project (of team/afdeling)

Een werkgroep kan je ook heel praktisch inzetten voor een bepaald project. Alle projectleden hebben toegang tot de werkgroep waar belangrijke updates/wijzigingen kunnen worden gedeeld. Belangrijke informatie kan worden toegevoegd. Zelfs notulen van vergaderingen kunnen in de werkgroep worden gezet voor alle leden om terug te zien. Daarnaast kan een Poll worden gebruikt om te checken of alle projectleden up-to-date zijn, vragen hebben, alles duidelijk is, etc.

Onboarding

Totara Engage kan ook goed gebruikt worden voor de onboarding van nieuwe medewerkers. In plaats van een onboarding programma (ook een goede optie), is een werkgroep voor alle nieuwe medewerkers ook een mogelijkheid. Hier kunnen zij kennis maken met elkaar, en vragen stellen.

Een goede combinatie, is een afspeellijst maken met bronnen die gevuld zijn met bestanden voor nieuwe starters.

Daarnaast kan een poll worden gebruikt om te achterhalen of nieuwe starters zich welkom/onderdeel voelen van de organisatie.

Nieuws/updates

Een werkgroep of bron kan ook worden gebruikt om nieuws binnen een organisatie te communiceren. Dit kan nieuws zijn die voor alle gebruikers relevant is, of voor enkele afdelingen/onderdelen/groepen. Dit stimuleert medewerkers of gebruikers ook gelijk om gebruik te (blijven) maken van het platform.

Wanneer medewerkers/gebruikers in verschillende landen werken, maar wel dezelfde functie hebben kunnen zij een werkgroep gebruiken om te overleggen, vragen te stellen of nieuwe innovaties met elkaar te delen.

Delen van successen en ‘best practices’

Totara Engage is de manier om behaalde successen en ‘best practices’ binnen organisaties het delen.

Hiervoor kan een afspeellijst goed worden gebruikt. Deze bestaat dan uit verschillende bronnen (afbeeldingen, video’s, artikelen) met hetzelfde onderwerp. Een voorbeeld is verschillende winkeldisplays/etalages laten zien om andere winkels inspiratie te geven over hoe zij dit kunnen doen.

Een afspeellijst kan ook worden gebruikt om verschillende producten (incl. korte uitleg) te laten zien of onder de aandacht te brengen.