Totara tip: Rapporten inplannen in Totara

Wil je het maximale uit de rapporten functionaliteit in Totara halen? Totara expert Antje legt je graag uit hoe je rapporten inplant.

In een eerdere Totara tip besteedden wij aandacht aan het veiliger maken van jullie Totara leeromgeving. Heb je deze tip gemist? Dan kun je hem hier nog een keer bekijken.

In die tip zijn we ingegaan op het afschermen van rapporten, zodat gebruikers niet te veel informatie kunnen inzien binnen de omgeving. Het onderwerp afscherming van gegevens speelt ook bij het inplannen van rapporten een belangrijke rol. Dit komt doordat het inplannen van een rapport in Totara altijd gekoppeld is aan een e-mailactie, Totara stuurt namelijk het rapport altijd als bijlage in de e-mail. Iedereen die deze e-mail ontvangt kan het meegestuurde rapport openen, ze hoeven hiervoor niet in te loggen in de leeromgeving. De check welke gegevens in een rapport deze persoon mag inzien, wordt daarmee overgeslagen. Het is daarom enorm belangrijk om goed te controleren welke data het rapport bevat en naar welke ontvangers dit rapport wordt gestuurd. 

Ook is het heel belangrijk dat je als systeembeheerder geen rapporten voor anderen inplant. Hier geldt namelijk het principe: wat jij ziet, ziet de ontvanger ook. Zodoende zal zo’n rapport eigenlijk altijd te veel data bevatten, wat vervolgens tot een AVG-issue kan leiden. Het is daarom beter om aan de gebruikers uit te leggen hoe zij zelf hun eigen rapporten kunnen inplannen i.p.v. dit voor hen te doen. De uitleg voor het inplannen van een rapportage heb ik hieronder opgenomen.  

Rapporten inplannen

Voorbereiding

Rapporten kunnen alleen vanuit het menu Rapporten ingepland worden. Als het rapport hier (nog) niet wordt getoond, dan kan dit twee redenen hebben:

A) In het rapport is ingesteld dat het rapport niet publiek zichtbaar is. Om het rapport alsnog (in elk geval tijdelijk) te tonen in het menu Rapporten, moet het rapport zelf aangepast worden. 

1. Ga naar Systeembeheer > Rapporten > Toegevoegde rapporten en zoek het te plannen rapport op. 
2. Klik op het tandwiel achter het betreffende rapport.
3. Vink op het tabblad Algemeen de optie "Verbergen op lijst met gebruikersrapporten" uit. 
4. Sla de wijzigingen op.
5. Nu wordt het rapport in het menu Rapporten getoond.

B) Staat het vinkje "Verbergen op lijst met gebruikersrapporten" uit maar zie je het rapport alsnog niet als je klikt op Rapporten in het menu, controleer dan op de tab Toegang in de instellingen van het rapport of je rechten hebt om dit rapport te mogen inzien. Is dit niet het geval, zou je (tijdelijk) jouw eigen rol kunnen toevoegen aan de gerechtigden om het rapport in het planningsgedeelte te kunnen benaderen. 

Let op!

- Deze acties kunnen alleen door gebruikers met extra rechten worden gedaan (beheerders).
- Vergeet niet om deze twee (tijdelijke) wijzigingen weer terug te zetten naar de oorspronkelijke waarde nadat je het rapport hebt ingepland. 

Inplannen

1. Open via het menu Rapporten. (Let op: afhankelijk van jullie inrichting kan dit menu-item anders heten.)
2. Ga naar het kopje Geplande rapporten, dat onderaan deze pagina staat.
3. Zoek in het dropdownmenu het rapport op, dat je wilt inplannen en klik op Rapport inplannen.
4. Kies de gewenste instellingen voor het inplannen van het rapport.
5. Als er een opgeslagen filter is voor dit rapport, kun je deze ook gebruiken bij het inplannen, je geeft hierdoor minder gegevens weer in het uiteindelijke resultaat.
6. Kies in welk formaat je het rapport wilt versturen. Als je hier Excel of CSV kiest, dan kun je het rapport vervolgens in Excel verder bewerken. Vooral bij grotere, complexe rapporten of rapporten die de bron vormen voor andere systemen (denk aan BI-Tools) is dit een geschikter formaat dan PDF.
7. Selecteer de frequentie waarmee het rapport ingepland moet worden. Je kunt hier kiezen tussen Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, elke x uur en zelfs elke x minuten. Afhankelijk van deze keuze kun je vervolgens nog een tijdstip definiëren. 
8. Kies onder e-mail instellingen naar wie een mail gestuurd moet worden met als bijlage het rapport. Hier zijn de volgende opties mogelijk: Stuur naar jezelf, Doelgroepen, Gebruikers of Extern e-mailadres.
   
   

   Mochten er niet alle optie verschijnen, dan moeten deze in de systeemconfiguratie eerst aangezet worden. Ga hiervoor naar /admin/settings.php?section=rbsettings en schakel onder Ontvangers van geplande rapporten de gewenste opties aan of uit.

   • Met de optie Gebruikers kun je alleen ontvangers kiezen die een account hebben in de leeromgeving, het systeem gebruikt dan het e-mailadres zoals bekend is in het profiel van de gekozen gebruiker(s).
   • Met de optie Extern e-mailadres kun je ook gebruikers buiten de leeromgeving als ontvanger opgeven.
9. Nadat je de ontvangers hebt gekozen sla je het geplande rapport op.

Het ingeplande rapport verschijnt vervolgens in een overzichtslijst van alle door jouw ingeplande rapporten. Vanuit dit overzicht kun je vervolgens de instellingen (frequentie, formaat, ontvangers, etc.) aanpassen als dit achteraf nodig blijkt te zijn. Rapporten die je collega’s (voor zichzelf of anderen) hebben ingepland, zie je niet in dit overzicht terug.

In Totara bestaat een rapportbron Geplande rapporten waarmee je een rapport kunt maken met alle geplande rapporten in het systeem op een rij.