Totara tip: Welkomstmail versturen via een welkomstcursus

In Totara is er een standaard welkomstmail beschikbaar die wordt verstuurd op het moment dat er een nieuw account wordt aangemaakt. Helaas geldt dit alleen voor de gebruikersaccounts waarbij de inlogmethode is ingesteld op 'manueel', oftewel inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Maak je in jullie leeromgeving gebruik van een andere inlogmethode, zoals Single Sign On (SSO), dan kun je het met een welkomstcursus toch voor elkaar krijgen dat er een welkomstmail wordt verstuurd. In deze tip van de maand leggen we je uit hoe je dat doet.  

In het kort 

Voor het versturen van de welkomstmail gaan we gebruik maken van de cursusnotificaties. Je maakt eerst een welkomstcursus aan. Aan die cursus hang je een notificatie die verstuurd wordt zodra een gebruiker wordt ingeschreven op de cursus. Het inschrijven van nieuwe gebruikers op de welkomstcursus kan je automatiseren door te werken met een dynamische doelgroep. Doordat je een nieuwe gebruiker inschrijft op de cursus, zullen ze niet alleen een notificatie per mail ontvangen, maar kunnen ze de cursus altijd opnieuw openen via hun studiegegevens-overzicht.

Heb jij een multitenancy inrichting? Dan kan je ervoor kiezen om een algemene welkomstcursus aan te maken op systeemniveau of je maakt per tenant een aparte welkomstcursus aan.

Stap 1. Maak een welkomstcursus

Maak een nieuwe cursus aan. Een aantal instellingen zijn hierbij belangrijk:

• Geef de cursus een herkenbare naam, zoals 'Welkom bij de Academy'.
• Stel de doelgroep beschikbaarheid in op 'Ingeschreven gebruikers'. Zo zorg je ervoor dat alleen gebruikers die zijn ingeschreven op de welkomstcursus de cursus kunnen zien.
• Aangezien de welkomstcursus enkel de gebruiker informeert, is het niet nodig om voltooiing van de cursus bij te houden. Kies daarom onder het kopje activiteitsvoltooiing bij Voortgangsregistratie beschikbaar voor Nee. 

Nadat je de cursusinstellingen hebt ingesteld, kan je verder bepalen hoe je de welkomstcursus wilt opmaken. Een aantal ideeën die je zou kunnen gebruiken:

• Plaats boven aan de cursuspagina een leuke afbeelding als banner
• Voeg via de labelactiviteit (in het geval je de cursus in het topic format hebt gezet) of via de pagina-activiteit (in het geval van het leerpadformat) een welkomsttekst toe. Zodat deze niet alleen te lezen is via de mail, maar ook als gebruikers de cursus nog eens openen via de leeromgeving
• Voeg een welkomstvideo toe met wat extra uitleg over de leeromgeving

Stap 2. Stel de notificatie in

Dit is waar het uiteindelijk allemaal om gaat: de welkomstmail. Voor het toevoegen van de notificatie ga je via het blok cursusbeheer naar notificaties.

• Klik onder de trigger Cursist ingeschreven voor cursus op notificatie toevoegen.
• Maak de volgende instellingen voor de notificatie:
  • Titel: Geef de notificatie een titel. Deze is alleen voor beheerders te zien
  • Ontvanger: Stel in dat de notificatie naar de medewerker gestuurd moet worden
  • Wanneer: Bij gebeurtenis notificatie trigger
  • Onderwerp: Noteer hier de tekst die in de onderwerpregel van de mail moeten komen te staan
  • Inhoud: Noteer hier de inhoud van de mail 
  • Status: vink het vakje aan
  • Klik op Opslaan 

Wil je meer uitleg over het opmaken van een notificatie? Lees dan de Totara tip: Hoe verstuur ik e-mails over cursussen?

Stap 3. Maak een dynamische doelgroep aan

De laatste stap is om ervoor te zorgen dat nieuwe gebruikers automatisch worden ingeschreven op de welkomstcursus. Dit kan je doen door een dynamische doelgroep aan te maken. 

• Ga naar de doelgroepenbeheerpagina en klik op het tabblad Doelgroep toevoegen
• Geef de doelgroep een titel en kies bij Type voor Dynamisch
• Klik op Opslaan
• Ga naar het tabblad Criteria. Hier voeg je een set van twee criteria toe met een EN relatie tussen de twee criteria. 
  • Om ervoor te zorgen dat er alleen nieuwe accounts in de welkomstcursus komen, voeg je het criterium Datum van tijdstip toegevoegd toe.
    • Kies voor op of na en geef de datum in vanaf wanneer jij wilt dat nieuwe gebruikers de welkomstmail gaan ontvangen
      
  • Als tweede criterium voeg je het criterium geblokkeerd toe 
    • Stel dit in op Nee
      
  • Klik daarna op Activeren
• Ga tot slot naar het tabblad Inschrijven
  • Voeg hier de welkomstcursus toe die je hebt aangemaakt. Hierdoor wordt de doelgroep automatisch ingeschreven op de welkomstcursus.

Vanaf nu zal elk account dat nieuw wordt aangemaakt na de datum die je hebt geselecteerd in het criterium, worden ingeschreven op de welkomstcursus en zal de gebruiker de welkomstmail ontvangen die je gekoppeld hebt aan de welkomstcursus.

Meer weten?

Deze tip is geschreven door onze Totara-expert Zehra Leferink. Hopelijk heeft Zehra je geholpen met deze tip. Mocht je toch nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via [email protected] of met jouw consultant of accountmanager.