Veilig versturen van persoonsgegevens

Veel van de applicaties waar we mee werken, zijn afhankelijk van gebruikersgegevens. Op basis van die gegevens worden immers gebruikers in de applicatie aangemaakt en weet het systeem naar welk e-mailadres informatie uitgestuurd moet worden. Om deze reden komt het geregeld voor dat we persoonsgegevens met elkaar uit wisselen, bijvoorbeeld bij een eerste inleesactie wanneer je het systeem voor het eerst in gebruik gaat nemen, of periodiek bij updates van die gegevens naarmate het systeem langer in gebruik is. We wisselen deze gegevens met elkaar uit, zodat wij de applicatie kunnen vullen of bijwerken met de gegevens uit je organisatie.

Vanwege hun vertrouwelijke aard, is het van groot belang om deze gegevens met veel zorgvuldigheid te behandelen. In Nederland zijn persoonsgegevens bovendien wettelijk beschermd via de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens moeten verplicht worden beschermd tegen bijvoorbeeld verlies en onrechtmatig gebruik. Courseware is ISO 27001 gecertificeerd, waarmee onafhankelijk wordt aangetoond dat we op beveiligde wijze met de persoonsgegevens om gaan. Echter, wanneer je persoonsgegevens naar ons toe stuurt, hebben we vanzelfsprekend geen grip op de wijze waarop dat gebeurd. Daarom informeren we je graag over de veilige manier om persoonsgegevens aan ons toe te sturen.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:

• Gebruikersbestanden (importbestanden);
• Rapportages;
• Export van databases;
• Schermafdrukken welke persoonsgegevens bevatten.

E-mail is per definitie onveilig en daarom is het versturen van persoonsgegevens via e-mail hiervoor niet de geschikte methode. Voor een veilige overdracht van persoonsgegevens log je in op onze portal en maak je een ticket aan waarin je de persoonsgegevens met ons deelt. Alle informatie is dan altijd beschermd. Plaats persoonsgegevens wel altijd in een bestand (Excel, CSV) en niet in de lopende tekst van het verzoek, zodat de persoonsgegevens niet alsnog in de inhoud van het e-mailbericht uitkomt in de verdere communicatie.

We vertrouwen er op je hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, maar wellicht heb je hier vragen over. Die zijn vanzelfsprekend altijd welkom.