Totara tip: Gebruikersdata opschonen

Als organisatie ben je wettelijk verplicht om je aan de AVG richtlijnen te houden én dus op een gegeven moment gebruikersdata verwijderen. Totara heeft een nieuwe functionaliteit ontwikkeld welke je helpt om aan deze regelgeving te voldoen.

In elke organisatie moet op een gegeven moment gebruikersdata verwijderd worden. Mogelijk omdat de wettelijk termijn bereikt is voor het bewaren van gebruikersgegevens, die niet meer in de organisatie werken. Een andere reden kan zijn omdat de organisatie interne afspraken heeft gemaakt om de inactieve gebruikersaccounts slechts voor een bepaalde periode te bewaren.

In de AVG wetgeving is vastgelegd dat gebruikersgegevens maar een aantal jaren bewaard mogen blijven. Daarna moeten ze verwijderd worden. Tot nu toe was het in Totara niet mogelijk om het verwijderen van deze gebruikersgegevens, na een bepaalde periode van geblokkeerd te zijn geweest, te automatiseren. De enige optie was om via een handmatige selectie geblokkeerde gebruikers te verwijderen. Omdat dit met veel uitzoekwerk gepaard ging, werd het verwijderen vaker niet dan wel gedaan wat vooral in grote organisaties tot een enorme hoeveelheid geblokkeerde, geanonimiseerde gebruikersaccounts leidde. Hiervoor is nu de functie ‘Geplande gebruikerstaken’ toegevoegd.

Voor het opschonen van gebruikersgegevens bestaan in Totara twee functies;

1. Opschoningtypes
2. Geplande gebruikerstaken

Je maakt eerst opschoningstypes aan en hiermee kan je vervolgens een gebruikerstaak plannen.

Opschoningtypes

Opschoningtypes gebruik je wanneer je gebruikersgegevens niet per gebruiker wil verwijderen, maar in bulk. Hiermee wordt vastgelegd welke gegevens van een gebruiker verwijderd worden op het moment dat een account geblokkeerd of verwijderd wordt.

Hoe maak je een opschoningstype aan?

1. Ga naar Systeembeheer > Gebruikersdatabeheer > Opschoningstypes.
2. Klik bovenin op de knop Voeg opschoningstype toe.
3. Kies in het scherm voor welk type gebruikers de opschoningsactie moet gelden. In de meeste gevallen is dit voor geblokkeerde of verwijderde gebruikers.
4. Klik op Doorgaan
5. Geef een volledige naam aan dit opschoningstype
6. Het verplicht in te vullen ID nummer kan je vrij kiezen, zolang deze uniek is
7. Geef een korte samenvatting in het veld ‘omschrijving’ wat dit opschoningtype doet. Alle systeembeheerders weten dan direct waarvoor dit opschoningstype wordt gebruikt.
8. Met de optie Beschikbaar gebruik vink je aan of de onderstaande gegevens alleen opgeschoond moeten worden in het geval een gebruikersaccount handmatig opgeschoond wordt en/of ook als dit automatisch gebeurt middels een HR-import. Dit kan ook op beide manieren.
9. In de sectie Op te schonen data maak je vervolgens een keuze voor de data die opgeschoond (verwijderd) moet worden voor dit type gebruikers. Per onderdeel heb je één of meerdere keuzes.
   
   De snelste aanpak, is om rechtsboven op ‘Selecteer alles’ te klikken en vervolgens in de lijst alles uit te vinken wat je niet wilt opschonen. Bijvoorbeeld omdat je deze gegevens wil behouden voor de rapportages.
   
   Let op: deze gegevens zijn na opschonen wel geanonimiseerd.
   
   Wees je ervan bewust dat niet alle gegevens echt verwijderd kunnen worden. Bepaalde gegevens zijn namelijk verplicht in Totara zoals de gebruikersnaam, voor- en achternaam. Deze gegevens zal het systeem vervangen door een willekeurig unieke aanduiding, bijvoorbeeld een lange nummer-letter combinatie.
10. Als alle instellingen goed staan, klik je op toevoegen.

Het nieuwe opschoningstype komt in het overzicht met opschoningstypes te staan. Vanaf hier kan je de ingestelde gegevens:

• Nog eens bekijken door op de naam te klikken;
• Wijzigen door het tandwieltje te gebruiken;
• Kopiëren voor een andere groep gebruikers door op Dupliceren te klikken;
• Verwijderen als je dit opschoningstype niet meer nodig hebt.

Advies: Werk je met de gebruikersstatus ‘inactief/geblokkeerd’, kan je het beste twee aparte opschoningstypes aanmaken: één voor geblokkeerde gebruikers en één voor verwijderde gebruikers. In dit voorbeeld hebben we alleen een opschoningstype voor de geblokkeerde gebruikers aangemaakt.

Jaarlijks worden er nieuwe functionaliteiten aan Totara toegevoegd, die dan ook betrekking kunnen hebben op de gebruikersgegevens. Deze nieuwe items worden door bestaande opschoningstypen genegeerd. Dit is te herkennen aan een waarschuwingsteken bij de reeds bestaande opschoningstypes. Als beheerder kan je de gemarkeerde opschoningstypen doorlopen en besluiten of de nieuwe componenten wel of niet toegevoegd moeten worden aan het opschoningstype. Na het opslaan van eventuele wijzigingen verdwijnt de waarschuwing.