Totara tip: Voorjaarsschoonmaak

Het is weer tijd voor de jaarlijkse voorjaarsschoonmaak! Misschien heb je deze thuis al achter de rug, maar dan is het nu tijd om ook in de leeromgeving een grondige schoonmaak te houden. Wat moet er eigenlijk schoongemaakt worden? De keuze is natuurlijk aan jou, maar wij geven je hieronder een aantal tips. 

Gebruikers

Elk jaar worden gebruikers in de leeromgeving geblokkeerd, bijvoorbeeld omdat ze de organisatie verlaten. Wettelijk is vastgelegd hoe lang gebruikersgegevens bewaard mogen of moeten worden, nadat een gebruiker niet meer in de organisatie werkt. Gebruik de functionaliteit Opschoningstypes in combinatie met Geplande gebruikerstaken om de gebruikers up-to-date te houden. Lees in onze eerdere tip hoe je deze twee functionaliteiten goed inzet: Totara tip: Gebruikersdata opschonen

Systeembeheerders

Systeembeheerders hebben de meeste rechten in de leeromgeving, dus is het belangrijk om te weten wie deze rechten heeft. Ga hiervoor naar Systeembeheer > Toegangsrechten > Systeembeheerders (/admin/roles/admins.php) en controleer de personen die links in de lijst staan. Zorg ervoor dat deze altijd up-to-date is. . Vergeet niet om ook de hoofdsysteembeheerder te controleren, aangezien alle systeemberichten vanuit dit account worden verstuurd. Meestal wordt hiervoor een algemeen account gebruikt met de naam van de leeromgeving.

Systeemrollen

Onder Systeembeheer > Toegangsrechten > Systeemrollen (/admin/roles/assign.php?contextid=1) zie je alle rollen die aan gebruikers op systeemniveau toegewezen kunnen worden. Naast de standaardrollen voor cursist, manager of trainer staan hier ook de rollen die specifiek in jullie omgeving aangemaakt zijn. Deze rollen worden handmatig toegewezen en moeten daarom ook handmatig onderhouden worden. Indien een rol aan meer dan 10 gebruikers is  toegewezen, zie je de volledige lijst van alle gebruikers door op de link te klikken. Controleer of de geselecteerde personen de desbetreffende rol nog nodig hebben. Misschien staan er nog gebruikers bij die de organisatie inmiddels hebben verlaten of een andere functie hebben.

Doelgroepen

Is de lijst met aangemaakte doelgroepen in de loop der jaren gegroeid en onoverzichtelijk geworden? Kijk welke doelgroepen je niet meer nodig hebt. Hier een paar opruim tips:

1. Sorteer de lijst van doelgroepen in het systeem eens op de kolom Aantal leden. Doelgroepen met 0 leden kun je sowieso verwijderen, deze doen niets.
2. Of zoek eens op doelgroepen met het woord test in de titel. Vaak zijn dit doelgroepen die ooit voor testdoeleinden zijn aangemaakt en later geen nut meer hebben.
3. Gebruik je de standaard code AUDxxx voor het aanmaken van doelgroepen? Sorteer de lijst dan eens op Code. Sommige van de hele oude doelgroepen zijn misschien niet meer nodig.
4. Geef doelgroepen die nu niet meer in gebruik zijn, maar niet verwijderd mogen worden, een duidelijke naam, zoals: Alle service medewerkers (niet meer in gebruik). Of zet een ZZ_ voorafgaand aan de naam, dan verschijnen dit soort doelgroepen onderin de lijst en verstoren ze het overzicht minder. 
5. Geef daarnaast alle doelgroepen een omschrijving die verduidelijkt waarvoor de doelgroep wordt gebruikt en voor wie die bedoeld is. Als er meerdere gebruikers zijn met rechten voor het maken van doelgroepen, leg dan in de omschrijving vast wie de doelgroep heeft aangemaakt. 

Let op: Bekijk altijd het tabblad Inschrijven voordat je een doelgroep verwijdert. Staat hier iets, dan betekent dat dat deze doelgroep automatisch op de desbetreffende cursus, programma of certificering wordt ingeschreven. Deze doelgroep kun je dan niet zomaar weggooien. Want als een inschrijving heeft plaatsgevonden op basis van lidmaatschap van deze doelgroep, dan zou het verwijderen van de doelgroep ervoor zorgen dat gebruikers uit de desbetreffende cursussen, programma’s of certificeringen worden uitgeschreven. Hiermee wordt ook hun voortgang verwijderd.

Tip: wist je dat je kunt aanpassen hoe de lijst met doelgroepen getoond wordt? In het standaard rapport 'Doelgroep aanpassen' (/totara/reportbuilder/columns.php?id=3) kun je meer of andere kolommen en filters instellen, bijvoorbeeld de code van een doelgroep of het aantal leden. Hiermee wordt het opruimen gemakkelijker.