Totara tip: Herfstschoonmaak

Na de jaarlijkse voorjaarsschoonmaak is het ook weer tijd voor de herfstschoonmaak. Deze schoonmaakmomenten zijn om vervuiling van je leeromgeving tegen te gaan. Wil je teruglezen welke tips wij hebben gedeeld voor de voorjaarsschoonmaak? Klik dan hier. Voor de herfstschoonmaak volgen hieronder een aantal aanvullende tips die je kunt toepassen. 

Testcursussen

Ongetwijfeld heb je een aantal testcursussen in je (productie)leeromgeving staan die je niet meer gebruikt en kunt verwijderen. Ons advies is om testcursussen bij voorkeur aan te maken in de Sandbox-omgeving (voor onze SaaS-klanten) of op je acceptatieomgeving. Dan houd je de productieomgeving opgeruimd.

Ga voor jezelf na of je de testcursussen kunt verwijderen. Waarschijnlijk heb je op deze cursussen geen echte gebruikers ingeschreven en verlies je geen gebruikersdata. Zoek in de catalogus bijvoorbeeld eens op test*. Als beheerder zie je alle beschikbare cursussen met deze titel of omschrijving, ook al zijn ze voor gebruikers niet zichtbaar.

Cursussen archiveren

Heb je cursussen die je niet meer gebruikt, maar die eerder wel gevolgd werden door gebruikers? Ons advies is om deze cursussen niet te verwijderen, want daarmee zou je de studiegegevens van alle ingeschreven gebruikers ook verwijderen en deze gegevens wil je graag behouden. Wat je in Totara dan kunt doen is een cursus archiveren. Dit doe je als volgt.

• Maak een categorie Archief aan en verplaats de oude cursussen naar deze categorie. Pas daarbij de volgende cursusinstellingen aan:
• Zet de Beschikbaarheid voor doelgroepen bij de cursusinstellingen op Onbeschikbaar als ingeschreven deelnemers de cursus niet meer mogen benaderen. Deze cursus blijft dan wel in hun studiegegevens zichtbaar maar ze kunnen die niet meer openen. Kies je voor de optie Ingeschreven gebruikers, dan kunnen reeds ingeschreven deelnemers de cursuspagina nog steeds openen en de content bekijken. Verwijder alle doelgroepen onder Ingeschreven doelgroepen. Dit stopt de automatische inschrijving van nieuwe deelnemers. 
• Om helemaal zeker te zijn dat deelnemers zich niet meer kunnen inschrijven, verwijder je onder Gebruikers > Inschrijfmethodes alle inschrijfmethodes behalve Handmatig.

Toegevoegde rapporten opschonen

Omdat je in Totara makkelijk rapporten kunt aanmaken heb je daardoor al een snel een lange lijst met toegevoegde rapporten (/totara/reportbuilder/index.php) of ga naar systeembeheer > rapporten > toegevoegde rapporten). De herfstschoonmaak is een uitstekend moment om met de grote bezem door deze zelfgemaakte rapporten te gaan. 

• Sorteer de lijst eens op de kolom Bron. Heb je veel rapporten die op dezelfde rapportbron gebaseerd zijn? Open dan alle rapporten in verschillende browservensters en bekijk of ze echt verschillen. Denk daarbij ook aan de instellingen op de tabbladen Inhoud en Toegang. Soms verschillen de kolommen niet, maar de instellingen op deze twee tabbladen wel. Mochten zowel de kolommen als de instellingen op de twee tabbladen gelijk zijn, dan is een tweede rapport meestal overbodig en kan die weggegooid worden. 
• Ben je toch al op het tabblad Toegang, pas dan direct ook de titel van het rapport daarop aan. Zet de rol die toegang heeft tot het rapport in de naam. Bijvoorbeeld: ‘Manager: overzicht studiegegevens eigen medewerkers’ of ‘Admin: status certificeringen’. Dit houdt niet alleen de rapporten voor de verschillende soorten kijkers bij/onder elkaar in de lijst. Maar je ziet bij de volgende check ook direct dat alle rapporten zonder deze toevoeging in de naam waarschijnlijk nieuwe rapporten zijn of rapporten die niet echt gemaakt zijn voor een specifiek iemand of een specifieke rol. 
• Wist je dat aan het overzicht van toegevoegde rapporten de kolom Rapport ID kan worden opgenomen? Wordt deze kolom bij jou getoond, sorteer dan het overzicht eens op deze kolom. Vaak zijn in het begin testrapportages die in een later stadium niet meer nodig. 
• Sorteer het overzicht op Rapporttitel. Hiermee krijg je snel overzicht over overbodige kopieën. Standaard maakt Totara namelijk tijdens het dupliceren van een rapport een Kopie van (naam van origineel rapport). Als je nog rapporten tegenkomt met het woord Kopie in de naam dan is de kans groot dat dit rapport niet gebruikt wordt. Want anders had je allang de naam van het rapport vervangen. 

Wees niet bang om rapporten weg te gooien als je niet meer weet waarvoor deze ooit bedoeld waren. Alle rapporten kunnen opnieuw toegevoegd worden als je die weer nodig hebt.

Rapportagedomeinen

Werk je binnen de rapporten met rapportagedomeinen? De instellingen hiervan worden niet automatisch bijgewerkt. Het is daarom een goed moment om te controleren of de gebruikers per rapportagedomein nog rechten mogen hebben om de gebruikers in het rapportagedomein in te zien.