Totara tip: Opgeslagen filter van rapport snel toegankelijk

Eerder hebben we de tip gegeven dat je een filter op een rapport kunt opslaan om later opnieuw te gebruiken: Totara tip: Filters in rapporten opslaan.

Ditmaal bestaat de tip uit een verdiepende stap op deze werkwijze. Waarom zou je eigenlijk een filter willen opslaan op een rapport? En waarom zou je dit direct willen kunnen benaderen? Het gaat dan uiteraard om gemak en tijdswinst, wie wil dat nou niet?!

Het geheim van het snel toegankelijk maken van een rapport met een specifiek opgeslagen filter zit 'm in de URL die gebruikt wordt als je het rapport met het opgeslagen filter bekijkt.
De volgende twee afbeeldingen wijzen naar hetzelfde rapport voor een manager, maar de één zonder filters ingesteld en de andere mét een opgeslagen filter ingesteld:

In de rechter afbeelding zie je alle medewerkers van deze manager, in de linker afbeelding alleen de medewerkers van deze manager die nog een actief account in Totara Learn hebben. Dit is uiteraard een voorbeeld, bij andere rapporten kan hetzelfde idee worden toegepast.

Doordat het einde van de URL in beide gevallen anders is, kun je direct verwijzen naar het rapport met het opgeslagen filter ingeschakeld. Dit kan bijvoorbeeld een (extra) knop in het menu worden of ergens als verwijzing/URL in een tekst worden opgenomen.

Gebruik als je verwijst binnen de Totara Learn omgeving alleen het achterste deel van de URL, zoals in de tabel hierboven staat, dan blijft de knop ook werken mocht er ooit een synchronisatie gedaan worden naar de acceptatie omgeving (indien van toepassing) of als in de toekomst de URL van de omgeving aangepast wordt.

Dat een manager alleen de actieve accounts van zijn/haar medewerkers wil zien is een helder voorbeeld van het gebruik van deze functionaliteit in Totara Learn, dat scheelt de manager tijd en maakt het rapport een stuk overzichtelijker. Een uitgebreidere uitleg om dit goed in te stellen voor managers, inclusief hoe je het filter opslaat en het menu item "mijn team" kunt aanpassen, vind je hier: Alleen actieve gebruikers tonen in Team Tabblad.