Totara tip: herstellen van gearchiveerde gebruikers bij een certificering

Certificeringen zijn ideaal om compliance bij te houden. Denk aan thema's zoals Informatie & privacy, BHV of voorbehouden en risicovolle handelingen. Na een bepaalde periode verloopt een certificering en dient een gebruiker zich te hercertificeren. Echter, als iemand te vroeg start met hercertificeren, riskeert hij dat zijn inschrijving op de bijeenkomst in de certificering gearchiveerd wordt. In deze tip van de maand leggen we uit hoe gearchiveerde gebruikers ontstaan en beschrijven we een stappenplan hoe je dit kan herstellen.  

Certificering in het kort

Voordat we verder ingaan op de gearchiveerde gebruikers, eerst even terug naar de basis: hoe werkt een certificering? 

Een certificering bestaat uit één of meerdere cursussen die na een bepaalde periode herhaalt dienen te worden. Een x aantal maanden voordat een certificering gaat verlopen, opent het hercertificeringsvenster. Vanaf dat moment kan de gebruiker starten met hercertifceren. Op het moment dat het hercertificeringsvenster wordt geopend, wordt hun eerdere voltooiing op de cursus geblokkeerd en gearchiveerd, zodat de cursus opnieuw gedaan en voltooid kan worden. Gebruikers kunnen dan opnieuw de e-learning module volgen of zich opnieuw inschrijven voor een bijeenkomst om hun certificering weer te behalen.

Hoe ontstaan gearchiveerde gebruikers

Op het moment dat je nog gecertificeerd bent, is de status van de certificering 'gecertificeerd, hercertificering nog niet mogelijk'. In de certificering zelf staat dan de tekst 'Je bent al gecertificeerd - het is niet noodzakelijk dat je aan deze certificering werkt voordat de hercertificering start. Geboekte voortgang aan de toewijzing van de certificering zal hoogstwaarschijnlijk verloren gaan. Hercertificering kan worden gestart op [datum]'. 

Ondanks dat het hercertificeringsvenster nog niet geopend is, is het voor een gebruiker wel mogelijk om de cursussen in het hercertificeringstraject te openen. Het komt dan ook wel eens voor dat een gebruiker over de tekst in de certificering heen leest en al voordat het hercertificeringsvenster opent, start aan de herhalingscursussen. 

Ze gaan dan bijvoorbeeld al de e-learning module maken of naar de herhalingstraining. Vervolgens komt het moment dat het hercertificeringsvenster opent, en gaat Totara de eerdere voltooiing op de cursus blokkeren en archiveren. In het geval van de e-learning module wordt de voortgang op de module weer teruggezet naar nul. In het geval van een inschrijving op een bijeenkomst, heeft Totara een probleem. Totara schrijft een gebruiker namelijk niet automatisch uit van een bijeenkomst. In plaats daarvan zal Totara de inschrijving van een gebruiker archiveren. 

Nadat een inschrijving van een gebruiker voor een uitvoering gearchiveerd is, is het niet meer mogelijk om de aanwezigheid voor deze gebruiker te registreren. In de uitvoering komt dan de melding 'De uitgeschakelde deelnemers kunnen niet bijgewerkt worden, omdat zij beschikken over gearchiveerde cursusvoltooiingsgegevens'.

Stappenplan: herstellen gearchiveerde gebruikers

Totara biedt een optie om gearchiveerde gebruikers in een uitvoering te beheren en te herstellen. 

1. Ga naar de desbetreffende uitvoering en open het tabblad Deelnemers.
2. Open het drop-downmenu en selecteer Beheer gearchiveerde gebruikers.
3. Selecteer de gebruiker en klik op Herstel geselecteerde gebruikers.

Vervolgens kan je de aanwezigheid voor deze gebruiker weer verwerken zoals je dat gewend bent.

Meer weten?

Deze tip is geschreven door onze Totara-expert Zehra Leferink. Hopelijk heeft Zehra je geholpen met deze tip. Mocht je nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via [email protected], of met jouw consultant of accountmanager.