Totara tip: Verwijderde cursussen en categorieën herstellen met de prullenbak

Is het jou ook al eens overkomen? Je verwijdert per ongeluk een cursus of een onderdeel uit een cursus, wat nu?!

Vanaf Totara Learn versie 10 is dit gelukkig geen probleem meer. In die versie heeft Totara de prullenbak-functionaliteit geïntroduceerd. Met de prullenbak kun je cursussen en onderdelen uit cursussen terugzetten die eerder verwijderd zijn. Je bepaalt zelf of je gebruik wilt maken van de prullenbak en hoe lang de items in de prullenbak bewaard blijven.

Fijne instelling bij de prullenbak is de mogelijkheid om deze alleen te tonen als er items in zitten. Als de prullenbak leeg is, zie je hem dus niet. En als 'ie gevuld is, wil je mogelijk even checken of het klopt dat er een hele cursus of een onderdeel uit een cursus is verwijderd. 

In dit artikel vertellen we je meer over de prullenbak en hoe je die gebruikt in jouw Totara Learn omgeving.

De prullenbak inschakelen

De prullenbak is standaard uitgeschakeld in Totara Learn, dus je moet deze activeren om van de functionaliteit gebruik te kunnen maken.

Volg onderstaande stappen om de prullenbak in te schakelen:

1. Ga vanuit het Systeembeheerblok naar > Plugins > Beheertools > Prullenbak.
2. Zet een vinkje bij de instelling Cursus prullenbak inschakelen. Dit is de prullenbak waarmee je binnen een cursus activiteiten kunt terugzetten.
3. Kies bij Levensduur van het item hoe lang je een activiteit of bron wil bewaren na verwijderen.
4. Schakel ook de Categorieprullenbak in. Dit is de prullenbak waarmee je binnen een categorie een hele cursus kunt terugzetten. 
5. Kies bij Levensduur van het item hoe lang je de cursus wil bewaren na verwijderen.
6. Kies ervoor om de prullenbak automatisch te verbergen wanneer die leeg is.
7. Klik op Opslaan.

Bewaartermijn / Levensduur

Met de prullenbak kun je zowel cursussen als onderdelen uit cursussen (activiteiten en bronnen) die zijn verwijderd, binnen een bepaalde termijn herstellen. Deze termijn kan worden bepaald op siteniveau, zoals hierboven beschreven. Nadat de geconfigureerde bewaartermijn is verstreken, wordt het item permanent uit de prullenbak verwijderd.

Cursus herstellen vanaf cursus- en categoriebeheer (alleen voor admins)

Je vindt de prullenbak door te gaan naar Systeembeheerblok > Cursussen > Cursus- en categoriebeheer. Het bovenste deel van het Systeembeheerblok toont dan een ander menu, namelijk het Categoriemenu. Als je een cursus hebt verwijderd, kun je in dat deel van het menu de prullenbak vinden.

Om een cursus te terugzetten uit de prullenbak, volg je onderstaande stappen:

1. Klik op de prullenbak.
2. Zoek de cursus op die je wil terugzetten.
3. Klik in de kolom Cursuskopie terugzetten op het terugzetpictogram voor die cursus.
4. De cursus wordt nu teruggezet naar de locatie vanuit waar die oorspronkelijk was verwijderd.

Herstellen van een onderdeel uit een cursus 

(ook beschikbaar voor editing teacher rollen)

De prullenbak kan alleen onderdelen herstellen als de gehele activiteit is verwijderd. Verwijderde items binnen een activiteit, zoals individuele forumberichten of opdrachtinzendingen, kunnen niet worden hersteld met de prullenbak. Wanneer een item wel kan worden hersteld, zal in de verwijderingsbevestiging aangegeven worden dat het item gedurende een beperkte tijd hersteld kan worden vanuit de prullenbak.

Om een cursusonderdeel te herstellen, volg je onderstaande stappen.

1. Ga naar de betreffende cursus toe.
2. Ga in het cursusbeheerblok naar de prullenbak.
3. Zoek het onderdeel dat je wil terugzetten.
4. Klik in de kolom Cursuskopie terugzetten op het terugzetpictogram voor dat onderdeel.
5. Het onderdeel wordt nu in deze cursus teruggezet op de locatie waar het oorspronkelijk stond.

Achtergrondtaken
Als activiteiten en bronnen worden verwijderd, verschijnen ze pas in de prullenbak nadat de cron/achtergrondtaken zijn uitgevoerd. Deze taak is een adhoc-taak en kan daardoor niet worden beheerd als onderdeel van een geplande achtergrondtaak. Het kan dus raadzaam zijn om handmatig de cron te laten draaien. Op onze productieomgevingen draaien deze achtergrondtaken automatisch elke 5 minuten, op een acceptatieomgeving draaien de achtergrondtaken niet automatisch en vraagt dit een handmatige actie.

Let op!
Een aantal onderdelen die in cursussen zitten kunnen niet hersteld worden met de prullenbak. Daarom blijft het heel erg belangrijk dat je alleen cursussen verwijdert als je er absoluut zeker van bent dat je de cursus niet langer nodig hebt.

De prullenbak maakt gebruik van de cursuskopie en -terugzet functionaliteit. Informatie die niet in een cursuskopie opgenomen wordt, zal dus automatisch niet via de prullenbak hersteld kunnen worden. Denk hierbij aan:

• Intern cursus idnumber (nummer dat je ziet in de URL);
• Cursusrollen en -rechten;
• Rechten op blokken;
• Opname van de cursus in competenties, certificeringen en programma's;
• Opname van de cursus in dynamische doelgroepcriteria;
• Opname van de cursus in een Uitgelichte koppeling-blok.

Om deze reden is het raadzaam om de standaardinstellingen van cursuskopieën en cursussen terugzetten te controleren als je wilt gaan werken met de prullenbak-functionaliteit. Deze vind je hier: Systeembeheerblok > Cursussen > Cursuskopieën > Algemene standaardinstellingen voor kopieën/Algemene standaardwaarden bij importeren.