Totara Tip: Overstappen naar het Centraal Notificatiesysteem (CNS) voor bijeenkomsten

Gewijzigd op Wed, 20 Mar 2024 om 05:02 PM

Met de komst van het Centraal Notificatiesysteem (CNS) voor bijeenkomsten in Totara 16 raden we onze klanten aan om hun bestaande notificaties over te zetten naar het CNS. In deze tip van de maand leggen we je uit hoe je de verouderde notificaties over bijeenkomsten overzet naar het CNS.

Ben je een nieuwe Totara gebruiker met Totara versie 16 of hoger? Dan hoef je niets te doen en wordt jouw gloednieuwe Totara systeem automatisch geïnstalleerd met het CNS, de verouderde notificaties worden automatisch uitgeschakeld. 
Ben je een bestaande Totara gebruiker en upgrade jouw Totara-omgeving naar Totara 16 of hoger? Dan kun je onderstaande stappen volgen om over te stappen naar het CNS voor bijeenkomsten.

Verschil tussen de verouderde notificaties en het CNS

Met de verouderde bijeenkomstnotificaties kon je al notificaties instellen op systeemniveau en per bijeenkomst laten afwijken. De voordelen van het CNS ten opzichte van de oude notificaties zijn dat je geen HTML-code meer hoeft te gebruiken, gemakkelijk meertalige notificaties kunt opstellen, meer parameters tot je beschikking hebt die je met één klik op de knop kunt toevoegen en dat notificaties niet met terugwerkende kracht verzonden worden.

Bijeenkomstnotificaties overzetten naar het Centraal Notificatiesysteem

In onderstaande tabel zie je hoe de verouderde notificaties corresponderen met de triggers in het CNS. Zoals je ziet zijn sommige verouderde notificaties opgesplitst naar twee nieuwe notificatietriggers.

Titel verouderde notificaties	Titel trigger Centraal Notificatiesysteem	Engelse titel	Betekenis en ontvangers
Aanmelden op wachtlijst verlopen Niet beschikbaar	Aanmelding op wachtlijst verlopen	Waitlisted signup expired	Wordt verzonden naar een gebruiker, hun manager of externe e-mailontvangers wanneer de aanmelding van de gebruiker op de wachtlijst verloopt.
Alle reserveringen zijn geannuleerd (voor manager)	Reserveringen verlopen	Reservations expired	Wordt verzonden naar managers die plaatsen hebben gereserveerd in een uitvoering of externe e-mailontvangers wanneer hun reserveringen verlopen.
Bevestiging trainer: [seminarname], [eventperiod]	Trainer toegewezen	Trainer assigned	Wordt verzonden naar trainers wanneer ze zijn toegewezen aan een uitvoering.
Bevestiging van de begeleider van deze sessie	Begeleider toegewezen	Facilitator assigned	Wordt verzonden naar begeleiders wanneer ze zijn toegewezen aan een uitvoering.
Datum/tijd uitvoering aangepast: [seminarname], [starttime]-[finishtime], [sessiondate] Medewerker	Aanmeldingsgegevens gewijzigd Sessie details voor begeleider zijn gewijzigd	Booking details changed Facilitator sessions details changed	Wordt verzonden naar een gebruiker, hun manager of een externe e-mailontvanger wanneer de aanmeldingsgegevens (datum/tijd, locatie, etc.) van een sessie waarop de gebruiker is ingeschreven veranderen. Wordt verzonden naar begeleiders of externe e-mailontvangers wanneer de aanmeldingsgegevens (datum/tijd, locatie, etc.) van een sessie waaraan begeleider is toegewezen veranderen.
Datum/tijd uitvoering aangepast: [seminarname], [starttime]-[finishtime], [sessiondate] Trainer	Sessie gewijzigd voor trainer	Trainer session details changed	Wordt verzonden naar trainers of externe e-mailontvangers wanneer de aanmeldingsgegevens (datum/tijd, locatie, etc.) van een sessie waaraan trainer is toegewezen veranderen.
Deelnemer heeft zich uitgeschreven	Aanmelding geannuleerd	Booking cancelled	Wordt verzonden naar een gebruiker, hun manager of een externe e-mailontvanger wanneer de aanmelding van een gebruiker wordt geannuleerd, hetzij door hemzelf, een trainer of een systeembeheerder, maar uitvoering loopt nog steeds.
Herinnering voor de uitvoering: [seminarname], [starttime]-[finishtime], [sessiondate]	Startdatum uitvoering Einddatum uitvoering	Booking start date Booking end date	Wordt verzonden naar een gebruiker, hun manager of externe e-mailontvangers op de start-/einddatum van de aanmelding van de gebruiker, of een aantal dagen voor of na de start-/einddatum.
Het maken van een online sessie is mislukt	Maken van een online sessie is mislukt	Virtual meeting creation failed	Wordt verzonden naar makers van online ruimten of externe e-mailontvanger wanneer een online vergaderruimte om welke reden dan ook niet kan worden gemaakt.
Inschrijfbevestiging uitvoering : [seminarname], [starttime]-[finishtime], [sessiondate]	Aanmelding bevestigd	Booking confirmed	Wordt verzonden naar een gebruiker, hun manager of een externe e-mailontvanger wanneer het aanmeldingsverzoek van de gebruiker voor een uitvoering wordt bevestigd (bijvoorbeeld door hun manager).
Inschrijftermijn voor de volgende bijeenkomst is gesloten: [seminarname], [starttime]-[finishtime], [sessiondate]	Inschrijving gesloten	Registration closed	Wordt verzonden naar gebruikers of externe e-mailontvangers wanneer de inschrijfperiode wordt gesloten.
Inschrijfverzoek uitvoering voor goedkeuring door Manager-/ en Administratieve goedkeuring: [seminarname], [eventperiod] Inschrijfverzoek uitvoering voor goedkeuring door Trainer: [seminarname], [eventperiod] Inschrijfverzoek voor uitvoering:: [seminarname], [eventperiod]	Aanmeldingsverzoek gemaakt	Booking request created	Wordt verzonden naar een gebruiker, hun manager, goedkeurders van uitvoeringen of een externe e-mailontvanger wanneer het aanmeldingsverzoek van de gebruiker wordt gemaakt.
Inschrijving is afgewezen	Aanmeldingsverzoek afgewezen	Booking request declined	Wordt verzonden naar een gebruiker, hun manager, goedkeurders van uitvoeringen of een externe e-mailontvanger wanneer het aanmeldingsverzoek van de gebruiker wordt afgewezen.
Reservering is geannuleerd	Reserveringen geannuleerd	Reservations cancelled	Wordt verzonden naar managers die plaatsen hebben gereserveerd in een uitvoering of externe e-mailontvangers wanneer hun reserveringen worden geannuleerd.
Sessie van begeleider is geannuleerd	Sessie voor begeleider zijn geannuleerd Uitvoering voor begeleider is geannuleerd	Facilitator sessions cancelled Facilitator event cancelled	Wordt verzonden naar begeleiders of externe e-mailontvangers wanneer een uitvoering of sessies waaraan ze zijn toegewezen, worden geannuleerd.
Sluiting van inschrijftermijn voor de uitvoering	Aanmeldingsverzoek verlopen	Booking request expired	Wordt verzonden naar een gebruiker, hun manager of een externe e-mailontvanger wanneer het aanmeldingsverzoek van de gebruiker verloopt zonder te zijn goedgekeurd.
Toewijzing als begeleider geannuleerd	Begeleider niet meer toegewezen	Facilitator unassigned	Wordt verzonden naar begeleiders of externe e-mailontvangers wanneer de begeleider niet meer is toegewezen aan uitvoeringen.
Toewijzing als trainer geannuleerd	Trainer niet toegewezen	Trainer unassigned	Wordt verzonden naar trainers of externe e-mailontvangers wanneer ze niet meer zijn toegewezen aan een uitvoering.
Uitvoering is geannuleerd	Aanmelding geannuleerd wegens geannuleerde uitvoering	Booking cancelled due to event being cancelled	Wordt verzonden naar een gebruiker, hun manager of een externe e-mailontvanger wanneer een uitvoering wordt geannuleerd, waardoor de aanmelding van de gebruiker wordt geannuleerd.
Uitvoering minimaal aantal aanmeldingen voor: [seminarname]	Onvoldoende aanmeldingen	Event under minimum bookings	Wordt verzonden naar ontvangers wanneer een uitvoering niet het minimaal vereiste aantal aanmeldingen heeft bereikt, hetzij op de dag van de uitvoering of een aantal dagen vóór de uitvoering.
Uitvoering van trainer geannuleerd	Uitvoering geannuleerd	Event cancelled	Wordt verzonden naar gebruikers met uitvoeringsrollen of externe e-mailontvangers wanneer een trainer of systeembeheerder de uitvoering annuleert. Deze melding wordt niet verzonden naar de aangemelde gebruikers, die in plaats daarvan de notificatie kunnen ontvangen dat de aanmelding is geannuleerd omdat de uitvoering is geannuleerd.
Wachtlijst voor [seminarname]	Aanmelding op wachtlijst gemaakt	Wait-list signup created	Wordt verzonden naar een gebruiker, hun manager of externe e-mailontvangers wanneer de gebruiker op de wachtlijst van een uitvoering wordt geplaatst.

Het CNS maakt het mogelijk dat notificaties op lager contextniveau worden overgenomen van notificaties op hoger (of systeem)contextniveau. Daarom beginnen we met het configureren van notificaties op systeemniveau.

Open één tabblad in je browser met de verouderde notificaties (Systeembeheer > Bijeenkomsten > E-mail templates)
Open een tweede tabblad in je browser met het CNS (Systeembeheer > Berichten en notificaties > Notificaties > Bijeenkomst)
Kopieer een tekst uit de verouderde notificaties en open vervolgens in het CNS de juiste corresponderende notificatie in de trigger. Als er nog geen notificatie is, staat er een knop om een notificatie toe te voegen:
In onze eerdere tip van de maand Totara tip: Hoe verstuur ik e-mails over cursussen? leggen we uit wat alle instellingen in de notificatie pop-up betekenen.
Doorloop bovenstaande stappen voor alle triggers. Het CNS op systeemniveau is nu ingesteld.

Zijn er notificaties die je nooit wil verzenden? Dan kun je de trigger of één van de notificaties binnen de trigger uitschakelen via het schuifje. Deze notificatietrigger verdwijnt dan simpelweg uit alle cursussen en bijeenkomsten.

Als je per bijeenkomst aangepaste notificaties had ingesteld en die teksten wil blijven gebruiken, moet je die nog overzetten.

Ga in jouw cursus naar het Cursusbeheerblok > Notificaties om de aangepaste notificatie voor alle bijeenkomstactiviteiten in die cursus in te stellen.
Wil je per bijeenkomstactiviteit een aangepaste notificatie instellen, dan doe je dat via het Bijeenkomstbeheerblok > Notificaties.

Je kunt de bijeenkomstnotificaties op twee manieren overzetten:

Verplaats alles in één keer
Je kunt ervoor kiezen om de verouderde notificaties te blijven gebruiken en in de tussentijd in alle bijeenkomsten de verouderde notificatieteksten over te kopiëren naar het CNS in die cursus of bijeenkomst.

Ga geleidelijk over naar het Centraal Notificatiesysteem.
Het alternatief is om voor alle bestaande bijeenkomsten de verouderde notificaties te blijven gebruiken en alleen voor nieuwe bijeenkomsten het CNS in te schakelen. In dat geval kun je bij de nieuwe bijeenkomsten aangeven niet langer gebruik te willen maken van de verouderde notificaties, via Bijeenkomstbeheerblok > Instellingen > Kopje Notificaties > Verouderde notificaties gebruiken.

De verouderde notificaties uitschakelen

Zodra je helemaal geen gebruik meer maakt van de verouderde notificaties, kun je deze op systeemniveau uitschakelen.

Ga naar Systeembeheer > Bijeenkomsten > Instellingen.
Zet het vinkje achter Verouderde notificaties gebruiken uit.
Indien ingeschakeld zorgt de instelling Verouderde notificaties uitschakelen i.c.m. met het CNS ervoor dat ad-hoc berichten naar medewerkers nog wel beschikbaar blijven.
Klik op Opslaan.