Whitelisten van mailserver

Soms bereiken mails de klant niet. Zo ontvangen we wel eens berichten van klanten dat een e-mail die gestuurd zou zijn naar gebruikers met een hotmail.com, outlook.com of een live.nl e-mailadres, niet ontvangen wordt door de gebruiker. 

Tot nog toe hebben we kunnen vaststellen dat het voornamelijk om berichten gaat die met een e-mailadres van de klant worden verstuurd. Als de externe mailservers (zoals die van bijv. Microsoft, Google of van het bedrijf van de ontvanger) een controle uitvoeren om vast te stellen dat het geen spam betreft, wordt de e-mail wel gemarkeerd als spam. Dit komt doordat mailserver van de leeromgeving op onze server staat en onze server geen deel uit maakt van het netwerk van de klant. Daardoor wordt de e-mail afgewezen en gemarkeerd als "E-mail Spoofing" (het zich voordoen als iemand anders). 

Belangrijk is dus om te begrijpen dat dit niet alleen controle is die Microsoft uitvoert. Hetzelfde kan zich voordoen bij jullie eigen interne mailservers als je vanaf onze server e-mail probeert te sturen naar jullie interne medewerkers. Het hangt dus allemaal af van de controles die de ontvangende mailserver doorvoert.

Scenario

Het volgende voorbeeld scenario kan dus leiden tot een weigering van de e-mail door de mailservers van bijv. Microsoft:

• De e-mail uit het LMS wordt verstuurd namens opleidingen@jullieorganisatienaam.nl
• De ontvanger is iemand@hotmail.com
• De e-mail wordt verstuurd en de Microsoft mailserver vangt deze e-mail op. Nu wordt de e-mail naar de bron herleid. De server komt in dit geval uit bij onze server. Omdat onze server nergens bekend staat als een server van het domein "jullieorganisatienaam.nl" gaat de ontvangende server ervan uit dat er iets niet in de haak is en weigert de e-mail.

Test

Om vast te stellen of je te maken hebt met dit fenomeen, kun je de volgende test doen:

• Betrek een gebruiker bij de test, waarvan je weet dat dit probleem zich voordoet.
• Stuur vanuit jullie leeromgeving een e-mail namens support@courseware.nl naar deze gebruiker.
• Hoogstwaarschijnlijk komt deze e-mail aan.
• Stuur nu op dezelfde wijze een e-mail vanuit jullie normale adres, dus bijv. opleidingen@jullieorganisatienaam.nl.
• Hoogstwaarschijnlijk komt deze e-mail niet aan.

Als dit het geval is in jullie situatie, heb je waarschijnlijk te maken met het hier beschreven probleem. 

Mogelijke oplossing(en)

Om de e-mail toch bij de geadresseerde te krijgen is het dus noodzakelijk dat de server waar de e-mail vandaan komt herkend wordt als een server uit jullie eigen netwerk. Daarvoor hebben we op dit moment twee oplossingen beschikbaar.

1. Je laat onze mailserver 80.84.235.70 toevoegen aan de Sender Policy Framework-configuratie van jullie domein (Sender Policy Framework (SPF) is een e-mail validatiesysteem dat speciaal hiervoor bedacht werd). Jullie IT-afdeling zal je daarbij moeten assisteren.
2. Wij kunnen de e-mail rechtstreeks op jullie mailserver afleveren. Daarvoor moet de mailserver dit dan wel toestaan. Ook dit dient in overleg met jullie IT-afdeling te gebeuren. 

Aanvullend is het mogelijk om de e-mail met een DKIM (encryptie handtekening) te laten versturen. Dit is een extra stap die samen met de SPF-route voldoende zekerheid geeft aan ontvangende mailservers dat de mails in orde zijn. Hiervoor zullen wij onze hostingpartij moeten inschakelen; zij kunnen dit samen met jullie IT-afdeling inrichten.