Content overdragen als Articulate 360 gebruikers wijzigen

Articulate 360 Teams: Inhoud beheren wanneer gebruikers je team verlaten

Beheer je content en intellectueel eigendom goed. Wanneer iemand je team verlaat, moet je hun gedeelde content overdragen aan een ander teamlid. Je kunt daarbij kiezen of je ook hun persoonlijke content meeneemt.

Online content die een gebruiker maakt met Articulate 360-apps is gekoppeld aan hun Articulate ID en wordt beschouwd als persoonlijke content. Zodra ze content delen met het team, blijft dit bij het abonnement horen totdat het weer wordt ontkoppeld. In de onderstaande tabel zie je het verschil tussen persoonlijke en gedeelde content:

Persoonlijke content

• Rise 360-cursussen, microlearning en vragenbanken in de privé-map

• Niet-gedeelde Rise 360-bloksjablonen

• Review 360-items en mappen in de privé-map

Gedeelde content

• Rise 360-cursussen, microlearning en vragenbanken in de teammap

• Gedeelde Rise 360-bloksjablonen

• Review 360-items en mappen in de teammap

• Storyline 360 gedeelde teamdia’s

Wanneer iemand het team verlaat en hun e-mailadres wordt gedeactiveerd, verlies je de toegang tot hun persoonlijke content. Meestal is het verstandig om deze persoonlijke content mee over te dragen aan een ander teamlid om de controle over de content en het intellectueel eigendom te behouden. Maar in sommige gevallen kun je ervoor kiezen dit niet te doen, bijvoorbeeld:

• Een teamlid vertrekt tijdelijk en niemand hoeft toegang te hebben tot hun Rise 360- of Review 360-content tijdens hun afwezigheid.

• Een externe medewerker of freelancer gebruikte zijn of haar persoonlijke Articulate ID om zich bij je team aan te sluiten. In dat geval kun je de tips volgen in “How Freelancers Work With Articulate 360 Teams”.

Wat je situatie ook is, hieronder lees je welke stappen je kunt nemen.

1. Verwijder de gebruiker uit je team

Beheer je team via de webbrowser: ga naar https://id.articulate.com/redirect/account en log in met je Articulate ID. Klik vervolgens op Beheer Team aan de linkerkant. (Alleen beheerders zien dit tabblad.)

Beweeg met de muis over de gebruiker die je wilt verwijderen en klik op het kruisje dat verschijnt.

Voltooi het proces door een ander teamlid te selecteren als nieuwe eigenaar van de gedeelde content, en kies of je persoonlijke content meeneemt of niet.

Typ de naam of het e-mailadres van de nieuwe eigenaar in het daarvoor bestemde veld. Selecteer de juiste persoon uit de lijst zodat de knop Gebruiker verwijderen geactiveerd wordt.

Kies vervolgens of je persoonlijke content wilt meenemen. Hieronder zie je de opties.

2. Gedeelde én persoonlijke content overdragen

Wil je de gebruiker verwijderen en ook hun persoonlijke content overdragen? Laat dan Persoonlijke content opnemen aangevinkt staan en klik op Gebruiker verwijderen.

Als de gebruiker ook beheerder is, verwijder dan hun beheerdersrechten als daarom wordt gevraagd.

Wat gebeurt er bij overdracht van content?

• Je ziet 15 seconden lang een knop om de actie ongedaan te maken. Doe je dit niet, dan wordt de overdracht definitief.

• De verwijderde gebruiker ontvangt een e-mail dat ze uit het team zijn verwijderd.

• Ze verliezen de toegang tot Review 360-items met privé-links.

• De nieuwe eigenaar krijgt een e-mail over de overgedragen content en krijgt volledige controle over Rise 360-cursussen, microlearning, labels, bloksjablonen, Review 360-items (inclusief back-ups van Storyline 360-projecten), reviewverzoeken en teamdia’s.

• Collaborator- en mappeninstellingen voor Rise 360 en Review 360 worden ook overgedragen aan de nieuwe eigenaar.

• Deelbare links en samenwerkingen blijven behouden, zodat gebruikers toegang houden.

Aan wie kun je content overdragen?
Aan elk teamlid of admin in je team. Je kunt de content niet verdelen over meerdere personen. De nieuwe eigenaar kan Rise 360-cursussen later wel weer overdragen.

De nieuwe eigenaar moet lid zijn van je team. Als dat nog niet zo is, wijs je ze toe aan een gebruikersplaats of nodig je ze uit als admin. Zodra ze het uitnodigingsverzoek accepteren, kun je de content aan hen overdragen.

Als je content overdraagt aan een admin zonder gebruikersplaats, neemt deze automatisch de plek in van de verwijderde gebruiker. (Je kunt geen content overdragen aan een admin die lid is van een ander team.)

Wordt alle content overgedragen?
Ja, alle relevante content zoals Rise 360-cursussen, microlearning, Review 360-items, back-ups, verzoeken en teamdia’s worden overgedragen, inclusief bijbehorende instellingen en samenwerkingen.

3. Alleen gedeelde content overdragen

Wil je een gebruiker verwijderen zónder hun persoonlijke content over te dragen? Vink dan Persoonlijke content opnemen uit voordat je op Gebruiker verwijderen klikt.

Als de gebruiker ook beheerder is, verwijder dan hun beheerdersrechten.

Wat gebeurt er dan?

• Je krijgt opnieuw 15 seconden om de actie ongedaan te maken.

• De gebruiker ontvangt een bevestiging per e-mail.

• Ze verliezen de toegang tot Review 360-items met privélinks.

• Hun persoonlijke content blijft nog tot zes maanden op de servers bewaard. In die periode blijven deelbare links werken, maar de content is niet meer bewerkbaar. Collaborators verliezen hun toegang.

• Als de gebruiker zich binnen zes maanden opnieuw aanmeldt met hetzelfde e-mailadres, krijgen ze weer toegang tot hun persoonlijke content.

• De nieuwe eigenaar van de gedeelde content ontvangt een e-mail over de overdracht en krijgt de volledige controle.

4. Content overdragen als er geen vrije plek is

Omdat gedeelde content altijd overgedragen moet worden, kun je de volgende stappen nemen als je geen vrije gebruikersplaats hebt:

1. Voeg de nieuwe gebruiker tijdelijk toe als admin (admins nemen geen gebruikersplaatsen in).

2. Als de admin-uitnodiging is geaccepteerd, verwijder je de vertrekkende gebruiker en wijs je hun content toe aan deze nieuwe admin. Deze wordt automatisch gebruiker.

3. Wil je dat de nieuwe gebruiker geen admin blijft? Verwijder dan hun beheerdersrechten; ze behouden dan de gebruikersplaats én de content.

Bron: https://community.articulate.com/kb/user-guides/articulate-360-teams-managing-content-when-users-leave-your-team/1085345